Complaint Form

Complaint Form (with consent)


Introduction/ Purpose

The Personal Support Worker (“PSW”) Registry of Ontario (“Registry”), is committed to the protection of the personal information and privacy of individuals submitting complaints to the Registry (“Complainants”). The Registry requires Complainants to submit personal information and personal health information in order to carry out its mandate. Information in the possession, custody and/or control of the Registry will be collected, used, and disclosed in accordance with the Registry’s Complaints Policy and Process, Complainant Privacy Policy, Management, Retention and Disposal of Complainant Information Policy, and this Complaint Form. We will only collect, use or disclose personal information or personal health information as is reasonably necessary for the administration of the Registry. It is important that you read this form carefully.

Declarations and Signature


  • I hereby consent to the Registry primarily communicating with me using email, understanding that the security of email messages is not guaranteed. Messages sent to, or from, the Registry may be seen by others using the Internet. Email is easy to forge, may be accidentally forwarded, and may exist indefinitely.
  • I understand that the Registry itself does not have investigatory powers and may only refer complaints to the PSW’s Registered Employer or applicable third-party, who may or may not investigate the complaint.
  • I authorize the Registry to contact the PSW’s Registered Employer or applicable third-party and request the Registry to be included on all communication and reports regarding the submission of this complaint.
  • I authorize the Registry to disclose my personal information and personal health information in accordance with applicable legislation and the Complainant Privacy Policy of the Registry as may be amended from time to time.
  • I understand that the Registry can only alter or rescind a PSW’s status in accordance with the Complaints Policy and Process.
Formulaire de plainte

Formulaire de plainte (avec consentement)


Introduction / But

Le Registre des préposés aux services de soutien à la personne ( « PSSP » ) (le « Registre » ) s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels et la vie privée des personnes qui déposent une plainte auprès du Registre (les « plaignants » ). Le Registre demande aux plaignants de fournir leurs renseignements personnels et renseignements personnels sur la santé afin de lui permettre de réaliser son mandat. Les renseignements que possède le Registre, ou qui sont sous sa garde ou son contrôle, seront recueillis, utilisés et divulgués conformément aux politiques du Registre : Politique et processus de plaintes, Politique de confidentialité concernant le plaignant, Politique en matière de gestion, de conservation et d’élimination des renseignements sur le plaignant, et au présent Formulaire de plainte du public. Le Registre recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels et renseignements personnels sur la santé uniquement lorsque ces mesures sont raisonnablement nécessaires pour la gestion du Registre. Vous devez lire attentivement ce formulaire.

Consentement éclairé

Processus de plaintes :

Le Registre n’enquête pas sur les plaintes. Lorsqu’une plainte est reçue au sujet d’un PSSP inscrit, le Registre va renvoyer la plainte à l’employeur inscrit du PSSP et pourrait faire d’autres renvois à des tiers applicables au besoin.

Lorsqu’un employeur inscrit a déterminé qu’un PSSP inscrit est responsable de mauvais traitements, l’employeur inscrit doit soumettre un formulaire de signalement de l’employeur qui décrit en détail l’incident et les résultats (p. ex., licenciement). Lorsqu’un tiers soumet des résultats négatifs à l’égard d’un PSSP inscrit, le Registre examinera le rapport et déterminera s’il y a lieu de changer le statut du PSSP inscrit. Le Registre utilisera l’information reçue dans le formulaire de signalement de l’employeur ou provenant du rapport d’un tiers pour modifier le statut du PSSP dans le Registre.

Le Registre N’A PAS la capacité de prendre des mesures à l’égard des PSSP qui ne sont pas inscrits au Registre.

En signant ce formulaire, vous consentez à ce que le Registre partage vos renseignements avec l’employeur inscrit ou le tiers.

Qui peut déposer des plaintes auprès du Registre :
Le Registre accepte les plaintes provenant de tous les membres du public. Cependant, le Registre peut être limité quant au renvoi de vos plaintes à d’autres parties si vous n’êtes pas la personne ou le mandataire spécial déposant la plainte. Le Registre n’a aucun contrôle sur la façon dont les organismes tiers ou les employeurs décident de gérer et traiter les plaintes qui leurs sont renvoyées. Ces organismes pourraient vous demander de remplir des documents supplémentaires.

Renseignements recueillis par le formulaire de plainte
Le formulaire de plainte, disponible sur www.psw-on.ca, demande au plaignant de fournir au Registre les renseignements suivants :

  1. la date du dépôt de la plainte;
  2. le nom légal complet du plaignant;
  3. le numéro de téléphone principal du plaignant;
  4. l’adresse courriel du plaignant;
  5. l’adresse postale du plaignant;
  6. le nom du PSSP qui fait l’objet de la plainte;
  7. la relation avec le PSSP qui fait l’objet de la plainte (p. ex., client, membre de la famille, employeur);
  8. le nom et l’adresse de l’employeur du PSSP; et
  9. les détails concernant l’incident ou le problème :
    1. la date de l’incident ou du problème;
    2. l’heure de l’incident ou du problème;
    3. le lieu de l’incident ou du problème; et
    4. une description détaillée de l’incident ou du problème.
Autres renseignements recueillis
Le site Web du Registre (www.psw-on.ca) recueillera vos renseignements conformément à la Politique de confidentialité du site Web du Registre.

Divulgation des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé
À l’exception des autres divulgations possibles mentionnées ci-dessous, le Registre partagera uniquement vos renseignements avec les employeurs inscrits et le tiers considéré comme étant le plus approprié pour traiter votre plainte. Voici une liste non exhaustive des tiers potentiels : Lorsque la divulgation est nécessaire afin de faciliter l’enquête au sujet de la plainte, vous donnez la permission au Registre de recueillir, d’utiliser et de divulguer les renseignements suivants :
  1. Votre nom, votre adresse et vos coordonnées
  2. Le nom du PSSP qui fait l’objet de votre plainte
  3. Les détails de l’incident ayant fait l’objet de la plainte, y compris :
    1. le lieu de l’incident;
    2. la date / l’heure de l’incident; et
    3. une courte description de l’incident.
  4. Le présent Formulaire de plainte du public
Autres divulgations possibles
Vous donnez également la permission au Registre de recueillir, utiliser et divulguer vos renseignements personnels et renseignements personnels sur la santé dans les cas suivants :
  • en tout temps, si le Registre transfère ou cède, à une partie désignée quelconque (une personne physique ou une personne morale) l’ensemble ou une partie de ses droits et obligations en vertu de cette entente ou d’une autre entente conclue avec vous, ou le Registre, en tout en en partie;
  • lorsque cela s’avère nécessaire pour protéger la sécurité d’un particulier ou d’un groupe de particuliers;
  • conformément à la Politique et processus de plaintes, aux pratiques ou procédures connexes, avec leurs modifications successives;
  • si la loi le permet ou l’exige.

Comment le Registre traite vos renseignements personnels et vos renseignements personnels sur la santé

Stockage
Vos renseignements sont stockés dans une application Web sécurisée et sur un serveur sécurisé. Des copies papier des documents soumis au Registre sont temporairement stockées dans un classeur verrouillé à l’intérieur d’une pièce sécurisée à l’Institut Michener de l’Éducation à l’UHN, jusqu’à ce qu’elles soient scannées ou téléversées vers l’application Web sécurisée et sur le serveur sécurisé, puis ces copies sont détruites de façon sécuritaire.

Duplication
Lorsque des documents sont dupliqués pour une raison quelconque, le double est supprimé du réseau dès que possible.

Conservation
Les renseignements sur le plaignant seront stockés dans le Registre pendant dix (10) ans à partir de la date du dépôt de la plainte concernant un PSSP inscrit. Le consentement peut être retiré en tout temps avant le règlement de la plainte, en fournissant un avis écrit au Registre. Lorsque le consentement est retiré, les renseignements sur le plaignant seront stockés pendant deux (2) ans à partir de la date à laquelle la demande écrite de retirer le consentement a été fournie au Registre.

Lorsque le Registre ne fait pas de suivi au sujet d’une plainte parce que le PSSP n’est pas inscrit, le Registre conservera vos renseignements pendant deux (2) ans à partir de la date du dépôt de la plainte.

Déclarations et signature
  • Par la présente, je consens à ce que le Registre communique avec moi principalement par courriel, et je comprends qu’il est impossible de garantir la sécurité des courriels. D’autres personnes utilisant l’Internet pourraient voir les messages envoyés au Registre ou reçus de sa part. Il est facile de falsifier un courriel ou de l’acheminer accidentellement, et un courriel peut exister indéfiniment.
  • Je comprends que le Registre n’a pas de pouvoirs d’enquête et qu’il peut uniquement renvoyer les plaintes à l’employeur inscrit d’un PSSP ou à un tiers applicable, qui peuvent ou non enquêter sur la plainte.
  • J’autorise le Registre à communiquer avec l’employeur inscrit d’un PSSP ou un tiers applicable, et à leur demander qu’on envoie au Registre une copie de toutes les communications et de tous les rapports concernant le dépôt de cette plainte.
  • J’autorise le Registre à divulguer mes renseignements personnels et mes renseignements personnels sur la santé, conformément aux lois applicables et à la Politique de confidentialité concernant le plaignant du Registre, avec ses modifications successives.
  • Je comprends que le Registre peut uniquement modifier ou annuler le statut d’un PSSP conformément à la Politique et processus de plaintes.